Pierwszy raz w historii PHCA odbędzie się Walne Zgromadzenie za pośrednictwem Internetu! Dlaczego to takie ważne? Będziemy wybierać Zarząd PHCA na dwuletnią kadencję. Pamiętając o tym, że każdy z członków posiada jeden głos i ma prawo startować w wyborach demokracja staje się nam bliższa, już nie musimy głosować przez pełnomocników lub podróżować do miejsca organizacji zebrania. Aktualnie wystarczy posiadać telefon lub komputer z dostępem do Internetu.
Poniżej publikujemy zawiadomienie i instrukcję uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu.
Warszawa, 06.11.2024 r.
Zawiadomienie
Zarząd Polskiego Stowarzyszenia Klas Hobie PHCA zwołuje Walne Zgromadzenie, które odbędzie się 9 grudnia 2024 roku z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Zgodnie z § 15 ust. 7. Statutu Polskiego Stowarzyszenia Klas Hobie PHCA Zarząd zwołuje Walne Zgromadzenie z możliwością udziału w posiedzeniu władz PHCA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Instrukcja udziału z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej stanowi załącznik do Zawiadomienia.
Telefon kontaktowy 603-110-573, email: info@hobieclass.pl.
Pierwszy termin zebrania to godzina 19:00
W przypadku braku kworum drugi termin zebrana z takim samym porządkiem obrad to godzina 19.30
Porządek obrad:
- otwarcie Walnego Zgromadzenia,
- wybór Przewodniczącego Zgromadzenia i protokolanta,
- sporządzenie listy obecności,
- stwierdzenie prawidłowości zwołania Wlanego Zgromadzenia,
- wybór metody księgowania na 2025 (UEPiK),
- wybory nowych władz na kolejną kadencję – podjęcie stosownych uchwał,
- wolne wnioski,
- zamknięcie Walnego Zgromadzenia.
W imieniu Zarządu
Bartłomiej Janiszewski
Prezes Zarządu
Warszawa, 06.11.2024 r.
Instrukcja udziału w Walnym Zgromadzeniu
Polskiego Stowarzyszenia Klas Hobie PHCA w dniu 9 grudnia 2024 r.
z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
I. Uczestnictwo w Walnym Zgromadzeniu
- Walne Zgromadzenie odbywać się będzie za pośrednictwem programu Microsoft Teams.
- Link do spotkania zostanie wysłany członkom stowarzyszenia na wskazany w deklaracji adres email. Zostanie on również udostępniony w komunikatorze Whatsapp w grupie „Hobie Cat 14 & 16 Polska”.
- Członkowie stowarzyszenia mogą brać udział w spotkaniu w formacie video lub audio.
- Każdy z obecnych na Zgromadzeniu członków zobowiązany jest do sprawdzenia poprawności swojego adresu email oraz zgłoszenia swojej obecności poprzez udostępniony 30 minut przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia elektroniczny formularz google.com/forms
- Dopuszcza się możliwość udziału w Walnym Zgromadzeniu i głosowaniach przez pełnomocnika, w tej sytuacji należy dostarczyć podpisane elektronicznie lub papierowo pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo należy dostarczyć w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym (profil zaufany lub podpis kwalifikowany) na adres info@hobieclass.pl, w formie papierowej na adres: ul. Walecznych 28/4, 03-916 Warszawa lub osobiście przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia w miejscu jego przeprowadzenia. Pełnomocnictwo należy dostarczyć do chwili otwarcia Walnego Zgromadzenia i zaznaczyć na liście obecności opcję głosowanie przez pełnomocnika, wpisując dane członka oraz dane i adres email pełnomocnika(!). Dostarczenie na adres email skanu papierowego pełnomocnictwa nie będzie honorowane. W przypadku papierowego pełnomocnictwa musi zostać ono dostarczone pod wskazany adres do chwili rozpoczęcia głosowania.
II. Zabieranie głosu w dyskusji
- Członkowie Stowarzyszenia mogą zgłaszać chęć zabrania głosu poprzez – kliknięcie przycisku „podniesienie ręki”.
- Głosu udziela przewodniczący Zgromadzenia
- Przewodniczący Zgromadzenia może ustalić limit czasu przysługującego na wypowiedź.
III. Głosowanie
- Każdy członek stowarzyszenia będzie mógł brać udział w głosowaniu poprzez platformę https://www.balotilo.org/
- Platforma Balotilo.org jest bezpłatna i ogólnodostępna.
- Link do formularza głosowania będzie wysłany na adres podany na liście obecności.
- Każdy członek stowarzyszenia będzie mógł dokonać korekty adresu email poprzez zgłoszenie zmiany Przewodniczącemu Zgromadzenia przed rozpoczęciem głosowania. Po rozpoczęciu głosowania, korekta adresu nie będzie możliwa.
- Po zarządzeniu głosowania przez Przewodniczącego Zgromadzenia zostanie wysłana do obecnych na Zgromadzeniu członków stowarzyszenia na wskazany w deklaracji email wiadomość z linkiem do platformy głosowania.
- Po kliknięciu w link zostanie uruchomiona platforma do głosowania.
- Obecni na Zgromadzeniu członkowie Stowarzyszenia będą mogli oddawać głos przez 2 minuty.
- Każdy członek stowarzyszenia będzie zobowiązany do wpisania swojego Imienia i Nazwiska w formularzu, w przypadku nie podania nazwiska lub błędnego wprowadzenia danych głos będzie uznawany za nieważny. Przed każdym głosowaniem Przewodniczący pouczy członków w jaki sposób oddać głos.
- Po kliknięciu przycisku nie ma możliwości dokonania zmiany decyzji lub zmiany danych członka.
- Przed zakończeniem głosowania Przewodniczący Zgromadzenia poinformuje członków o upływającym czasie na oddanie głosu.
- Głosowanie może zakończyć się przed czasem jeśli wszyscy uprawnieni członkowie Stowarzyszenia zakończą proces głosowania.
- Po zakończeniu głosowania Przewodniczący Zgromadzenia przedstawi wyniki.
- Do każdego głosowania zostaną sporządzone odrębne formularze, link do formularza zostanie wysłany bezpośrednio po ogłoszeniu głosowania.
IV. Sprawy organizacyjne
- Jedyną metodą udziału w Walnym Zgromadzeniu jest udział za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
- Głosowania odbywać się będą tylko za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
- Każdy członek Stowarzyszenia zobowiązuje się do zabezpieczenia usługi dostępu do Internetu we własnym zakresie, posiadania sprzętu komputerowego lub smartfona oraz konta email na który zostanie wysłana korespondencja.
- W przypadku wystąpienia problemów technicznych każdy członek stowarzyszenia powinien zgłosić je na wskazany w zawiadomieniu numer telefonu.
- W przypadku wystąpienia problemów technicznych po stronie członka stowarzyszenia, nie będzie mógł on brać czynnego udziału w Zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
V. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu
- W miejscu realizacji technicznej spotkania (budynek Media Markt – 3 piętro przy
ul. Ostrobramskiej 79, 04-175 Warszawa) zostanie zabezpieczona pomoc techniczna i możliwość elektronicznego głosowania dla każdego członka Stowarzyszenia, który nie posiada sprzętu komputerowego lub telefonu z dostępem do Internetu. - Każdy członek, który będzie chciał skorzystać z pomocy powinien zadeklarować taką chęć najpóźniej 24 godziny przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia pod numerem telefonu wskazanym w zawiadomieniu.
Pliki do pobrania:
